Col Decreto Ministeriale 9 luglio 2008, è stata ammessa la possibilità di tenere e conservare il Libro Unico del Lavoro anche in modalità digitale.

In alternativa, l’azienda può stampare e conservare fisicamente il LUL presso la propria sede legale.

Tuttavia, la gestione cartacea comporta  lunghe e macchinose procedure per la ricerca documentale, inefficienze e complessità organizzative.

In questo articolo, capiamo insieme quali sono i vantaggi della conservazione digitale del LUL e passiamo in rassegna gli step per portare a termine il processo di conservazione in conformità alla normativa vigente.

Per iniziare che cos’è LUL e da cosa è composto?

Il Libro Unico del Lavoro (LUL) è un documento in cui il datore di lavoro deve riportare lo stato effettivo di ogni rapporto di lavoro.

Gli elementi che devono essere indicati nel LUL sono:

  • I dati identificativi di ogni lavoratore: nome, cognome, codice fiscale, qualifica
  • Le informazioni relative al rapporto di lavoro: livello, retribuzione base, anzianità di servizio, posizioni assicurative e previdenziali
  • Le somme erogate dal datore di lavoro in denaro o in natura
  • I rimborsi spese
  • I dati relativi agli assegni familiari
  • Le prestazioni a carico degli Istituti previdenziali e assistenziali
  • Le trattenute effettuate a qualunque titolo
  • Le detrazioni fiscali
  • Il calendario presenze, con indicazione per i lavoratori dipendenti delle ore di lavoro effettuate, delle ore di straordinario, delle assenze.

Tale Libro si rende un documento utile per i lavoratori, che possono così disporre di un rendiconto sullo stato del proprio rapporto di lavoro. E’ uno strumento utile anche per gli organi di vigilanza, per controllare efficacemente lo stato occupazionale dell’impresa.

L’obbligo normativo di conservazione del LUL

Secondo il Vademecum sul Libro Unico del Lavoro del Ministero del Lavoro sul Libro Unico del Lavoro, il LUL deve essere conservato per 5 anni dall’ultima registrazione o dalla messa in uso.

Inoltre, il Libro Unico deve essere compilato, per ciascun mese, entro la fine del mese successivo. Per esempio, il LUL relativo a Novembre 2024, deve essere mandato in conservazione entro il 31 Dicembre dello stesso anno.

Bisogna ricordare che, a differenza del passato, il LUL non deve più essere conservato nel luogo in cui si svolge l’attività lavorativa, ma presso la sede legale dell’impresa oppure presso il Consulente del Lavoro (o altro professionista delegato).

Come è stato menzionato prima, dal 2008 la conservazione del Libro Unico del Lavoro può avvenire sia in modalità tradizionale sia in modalità digitale.

In generale, sia che si scelga la prima che la seconda modalità, la conservazione del LUL è un obbligo che, se non rispettato, comporta delle sanzioni cospicue. Infatti, secondo il già citato decreto Ministeriale 9 luglio 2008, la mancata conservazione del LUL per il termine previsto è punita con la sanzione pecuniaria amministrativa da 100 a 600 Euro.

Come conservare digitalmente a norma il LUL?

Il già citato Decreto Ministeriale 9 luglio 2008  rende possibile la conservazione del LUL tramite memorizzazione su supporti magnetici.

Secondo tale modalità, i dati contenuti all’interno del LUL vengono registrati digitalmente, in modo da generare dei documenti elettronici nei formati PDF/A, statici e immodificabili.

I file LUL devono contenere l’apposizione del riferimento temporale e la firma digitale del tenutario.

In tal modo, ogni singola scrittura del LUL costituisce un valido documento informatico ed è riconducibile univocamente alle registrazioni in precedenza effettuate.

Viene così garantita l’inalterabilità, l’integrità dei dati e la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto della normativa prevista dal Codice dell’Amministrazione Digitale.

Quindi, entro la fine del mese successivo al mese paga di riferimento, i LUL informatici devono essere versati a norma di legge in un sistema di conservazione digitale che garantisca il rispetto delle linee guida AgID.

Il sistema di conservazione, in linea con i requisiti di cui all’art. 44 del CAD, deve altresì consentire la leggibilità dei file LUL e la ricerca ed estrazione dal sistema sulla base di metadati univoci. In particolare, i file LUL dovranno essere conservati congiuntamente ad un set minimo di metadati previsti dall’allegato 5 del CAD, ovvero:

  • Nome
  • Cognome
  • Codice Fiscale del lavoratore
  • Periodo di riferimento (Data)
I vantaggi della conservazione digitale del LUL

La conservazione digitale del LUL consente di godere una serie di benefici, tra i quali, solo per citarne alcuni:

  • viene eliminato l’obbligo di vidimazione ed autorizzazione preventiva dell’Inail, evitando così lunghi passaggi burocratici: è sufficiente l’invio di una comunicazione alla Direzione Provinciale del Lavoro competente per territorioanche a mezzo pec, e-mail o fax, prima della messa in uso del LUL;
  • si risparmiano ingenti costi dovuti alla stampa cartacea e alla conservazione fisica dei documenti, abbandonando anche la problematica di dover gestire spazi ad hoc per l’archiviazione e, non da ultimo, adottando un profilo operativo in linea con i requisiti di sostenibilità ambientale;
  • qualora i LUL dovessero essere esibiti agli organi di vigilanza, i documenti digitali saranno reperibili in maniera agile e veloce, in quanto raccolti e organizzati in un portale online pratico e sicuro, rendendoli così facilmente ricercabili.

Quindi, conservare digitalmente a norma il Libro Unico del Lavoro consente di guadagnare importanti vantaggi in efficienza, sia operativa che economica, e in sicurezza del proprio archivio documentale.

Il servizio DocuMI

DocuMI, in quanto Conservatore accreditato AgID e certificato ISO/IEC 27001, consente la conservazione a norma di qualsiasi tipo di documento informatico, compreso quindi il Libro Unico del Lavoro.

I file LUL potranno essere caricati in modo singolo o massivo direttamente sul nostro portale online, procedendo all’indicizzazione prima dell’invio in conservazione. In alternativa, il servizio è completamente integrabile con il gestionale aziendale, in modo da automatizzare le operazioni di acquisizione e indicizzazione dei documenti.  

Inoltre, considerando che nel processo di conservazione del LUL il Legislatore ha richiesto di collegare tra di loro le registrazioni di periodi paga consecutivi, nell’indice del Pacchetto di Archiviazione verrà inserita l’impronta digitale (hash) del PdA precedente, garantendo così una concatenazione dei PdA (e quindi garantendo ordine cronologico e collegamento, senza soluzione di continuità per ciascun periodo di paga).
Ad ulteriore garanzia, il servizio garantisce un sistema di Log che certifica l’ordine cronologico del versamento tracciando le impronte digitali (hash) di ogni singolo file versato.

I LUL conservati sul sistema DocuMI saranno sempre ricercabili e scaricabili agilmente. È inoltre prevista la possibilità di creare tutti gli accessi necessari per i propri collaboratori, definendo in modo puntuale i permessi ad essi associati.

Infine, le evidenze di avvenuta conservazione rimarranno disponibili e consultabili con facilità, in modo da poterle prontamente esibire in caso di controlli da parte degli organi preposti.