Obbligo di conservazione delle bolle doganali: cosa dice davvero la normativa

Da dove nasce l’obbligo di conservazione delle bolle doganali

Il ragionamento si regge su due pilastri: l’obbligo di conservare, che è scritto nero su bianco, e la modalità digitale, che deriva da altre due norme.

L’obbligo di conservare è esplicito.

L’art. 39, comma 3, del DPR 633/1972 nomina proprio le bollette doganali tra i documenti da conservare a norma dell’art. 22 del DPR 600/1973, insieme a fatture e registri. A questo si aggiungono l’art. 2220 del Codice civile e l’art. 51 del Codice Doganale dell’Unione. Su questo punto non c’è margine di interpretazione.

La modalità digitale ha due basi.

La prima è europea: l’art. 6 del Codice Doganale dell’Unione stabilisce che gli scambi di informazioni con le autorità doganali, e l’archiviazione delle informazioni richieste dalla normativa doganale, avvengono con procedimenti informatici. L’Agenzia delle Dogane lo richiama espressamente nella Circolare 22/D del 2022. La seconda è italiana: l’art. 43, comma 3, del CAD prevede che i documenti informatici soggetti a conservazione per legge possano essere tenuti anche su carta per le esigenze correnti, ma siano conservati in modo permanente con modalità digitali, secondo le Linee Guida AgID.

Allora perché se ne discute? Perché nessuna norma doganale descrive passo per passo come conservare le bolle, e chi cerca un articolo che dica “conservazione a norma AgID delle dichiarazioni doganali” non lo trova. Ma l’obbligo di conservare è esplicito, e quello di farlo in digitale discende da due norme che vanno nella stessa direzione.

I riferimenti normativi, uno per uno

Questa è la tabella che consigliamo di tenere a portata di mano. Ogni riga indica la norma, cosa prevede e il ruolo che gioca nel ragionamento.

Da quando le bollette doganali sono elettroniche

Il passaggio è avvenuto in due tempi, prima l’import e poi l’export.

Da dicembre 2024, quindi, tutte le bolle doganali di import, export e transito nascono digitali.

Quali documenti doganali conservare: import ed export

Un chiarimento tecnico prima della lista. La dichiarazione doganale vera e propria è il set di dati XML presentato in AIDA. I file che scarichiamo dal Portale Unico Dogane e Monopoli ne sono rappresentazioni o esiti, ma non per questo contano meno: alcuni sono proprio i documenti che servono a dimostrare la detrazione IVA o la non imponibilità.

Obbligo di conservazione delle bolle doganali di import

Obbligo di conservazione delle bolle doganali di export e transito

Resta un’eccezione: i documenti che hanno ancora valore come originale cartaceo, come alcuni certificati di origine (EUR.1), seguono le loro regole e vanno tenuti su carta.

Dove scaricare le bolle doganali elettroniche

Le bolle si scaricano dal Portale Unico Dogane e Monopoli (PUDM), nella sezione “Gestione documenti – Dichiarazioni doganali”. Per accedere ai documenti di un’azienda serve l’autorizzazione al servizio, che il legale rappresentante può assegnare a sé o a un delegato tramite il Modello Autorizzativo Unico (MAU).

Il limite pratico è noto a chi ci lavora: il portale ragiona per singola dichiarazione o per piccoli gruppi di MRN, e il visto uscire arriva in un momento diverso rispetto al DAE. Con decine o centinaia di operazioni al mese, lo scarico manuale diventa un lavoro a sé, ed è lì che di solito qualcosa si perde.

Per questo molte aziende automatizzano il download delle bolle doganali.

Si possono stampare le bollette doganali?

Sì, ma la stampa non sostituisce la conservazione.

L’art. 43, comma 3, del CAD lo dice in modo abbastanza diretto: la carta va bene per le esigenze correnti, per esempio per avere il prospetto in mano mentre si registra una fattura o per consegnare il prospetto di svincolo al trasportatore. La conservazione nel tempo, invece, va fatta in digitale.

Lo stesso principio arriva dalla normativa europea: l’art. 6 del Codice Doganale dell’Unione prevede che anche l’archiviazione delle informazioni richieste dalla normativa doganale avvenga con procedimenti informatici.

C’è poi un aspetto pratico. Una stampa è una copia analogica di un documento informatico: vale finché nessuno ne contesta la conformità all’originale. Se in un contenzioso la contestazione arriva, bisogna essere in grado di esibire l’originale digitale integro, e dieci anni dopo non è scontato averlo.

Per il visto uscire il discorso è ancora più semplice. È un file XML: stamparlo significa ottenere un foglio pieno di tag che non dimostra nulla.

Cassetto Doganale e archivio su server: bastano?

Sono le due obiezioni più frequenti, e hanno risposte diverse.

Il Cassetto Doganale.

Il portale ADM serve a consultare e scaricare i documenti, non a conservarli per conto dell’azienda. L’art. 51 del Codice Doganale mette l’obbligo di conservazione in capo all’operatore. Che i documenti restino consultabili sul portale per dieci anni non è garantito da nessuna norma, e comunque non sposterebbe la responsabilità.

La cartella sul server o in cloud.

È un archivio, non una conservazione. Un PDF salvato in una cartella si può modificare, sostituire o perdere, e non c’è nulla che dimostri che il file di oggi è identico a quello scaricato tre anni fa. Le Linee Guida AgID chiedono proprio questo: integrità, autenticità, leggibilità e reperibilità nel tempo, con un processo documentato e un Responsabile della conservazione.

Per quanto tempo conservare le bolle doganali, e entro quando

Sulla durata ci sono due orizzonti diversi, e in pratica vale il più lungo.

• 3 anni è il minimo previsto dal Codice Doganale dell’Unione, a decorrere dalla fine dell’anno in cui la dichiarazione è stata accettata.
• 10 anni è il termine che deriva dal Codice civile, e la normativa fiscale richiede comunque di conservare i documenti finché gli accertamenti del periodo non sono definiti.

C’è poi una scadenza che molti ignorano. Il DM 17 giugno 2014 prevede che il processo di conservazione dei documenti rilevanti ai fini fiscali si chiuda entro tre mesi dal termine di presentazione della dichiarazione dei redditi. Tradotto: le bolle di un anno non si possono mandare in conservazione con calma “quando c’è tempo”, ma entro una data precisa.

Cosa si rischia in caso di verifica

Il rischio vero non è una sanzione per “mancata conservazione a norma”. È perdere i benefici fiscali che quei documenti dimostrano.

Sull’import, il prospetto di riepilogo ai fini contabili è il documento su cui si basa la detrazione dell’IVA pagata in dogana. Se in verifica non si riesce a esibirlo in modo affidabile, è la detrazione a essere messa in discussione.

Sull’export il tema è ancora più pesante. La cessione è non imponibile perché la merce è uscita dall’UE, e la prova dell’uscita è il visto uscire. Senza quel file, o con un file di cui non si può dimostrare l’integrità, l’operazione rischia di essere riqualificata come imponibile, con IVA, sanzioni e interessi.

Per commercialisti e studi professionali

Gli studi sono spesso i primi a ricevere la domanda dal cliente, e i primi a doverci mettere la faccia. Il consiglio che diamo è di non presentare la conservazione delle bolle come “l’ennesimo obbligo”, ma di partire dal rischio concreto: detrazione IVA sull’import, non imponibilità sull’export.

Alcuni passaggi pratici che funzionano:

1. Individuare tra i propri clienti quelli con operazioni extra UE, partendo dai registri IVA.
2. Verificare come gestiscono oggi i documenti: chi li scarica, dove finiscono, se il visto uscire viene recuperato per ogni MRN.
3. Condividere con il cliente i riferimenti normativi (la tabella sopra serve a questo) e far scegliere a lui con cognizione di causa.
4. Organizzare il flusso una volta sola, con download automatico e conservazione, invece di rincorrere i documenti a ogni chiusura.

Download e conservazione delle bolle doganali con DocuMI

DocuMI è conservatore qualificato iscritto al Marketplace AgID. Sui documenti doganali copriamo l’intero ciclo: recuperiamo gli MRN, scarichiamo in automatico prospetti, DAE, DAT e visti uscire dal portale ADM, segnaliamo con un alert i visti uscire che tardano oltre 30, 60 o 90 giorni dallo svincolo e mandiamo tutto in conservazione per dieci anni.

Se vi serve solo una parte del processo, i servizi si attivano anche separatamente: trovate i dettagli nelle pagine download automatico delle bolle doganali e conservazione dei documenti doganali.