Dal 1923, Komet S.r.l. progetta, produce e distribuisce sul mercato internazionale strumenti di eccellenza per dentisti e odontotecnici mediante tecnologie e processi produttivi allo stato dell’arte.
Dal proprio stabilimento di Lemgo, in Germania, Komet rifornisce le proprie filiali ed i distributori presenti nella maggior parte dei Paesi di tutto il mondo. Komet è un’impresa a conduzione familiare e sino dalla propria fondazione non ha mai smesso di stabilire nuovi standard mondiali in tutti gli ambiti odontoiatrici, grazie ad un centro di ricerca proiettato verso il futuro e ai numerosi brevetti presenti nell’ampia gamma di prodotti.
Nonostante l’approccio innovativo di Komet Italia, la gestione delle note spese dei dipendenti rimaneva un’area critica e poco efficiente: l’approccio tradizionale, basato su fogli xls e scontrini cartacei, era infatti lento e soggetto ad errori frequenti.
“Prima di SnapXpense, le note spese venivano gestite tramite fogli excel, gli scontrini erano invece cartacei ma i dipendenti commettevano molti errori nell’inserimento dei dati e, in particolare, sbagliavano spesso la compilazione delle linee di conto. Anche lato aziendale, cercavamo una maggior efficienza e sicurezza dei processi”.
Riccardo Maccione, Chief Accountant di Komet Italia S.r.l
Da fogli xls, scontrini cartacei ed errori frequenti a SnapXpense
Per rispondere a queste esigenze DocuMI ha collaborato con Komet Italia S.r.l. per implementare SnapXpense, un servizio completo di digitalizzazione delle note spese che copre tutto il ciclo di vita della spesa, dall’acquisizione, alla trasmissione, all’approvazione, fino alla conservazione decennale.
SnapXpense è una soluzione in grado di rivoluzionare la gestione delle note spese aziendali, rendendola semplice, rapida e sicura.
Tramite l’app mobile i dipendenti possono scattare una foto dei giustificativi e inviare la nota spese con pochi clic mentre sono ancora in viaggio, così come monitorare in tempo reale lo stato di approvazione delle note spese inviate.
L’azienda visualizzerà tutte le spese presentate su un portale online dedicato, identificando facilmente quelle fuori policy e velocizzando le attività di controllo e approvazione, grazie ad alert automatici in grado di segnalare al revisore eventuali anomalie nelle note spese acquisite.
I punti chiave della soluzione:
- Creazione nota spese da app mobile in pochi clic: con SnapXpense i dipendenti possono scattare foto ai loro scontrini direttamente dall’app mobile. SnapXpense estrae automaticamente i dati essenziali per la creazione della nota spese, accelerando il processo e riducendo gli errori manuali. Le note spese possono quindi essere inviate in approvazione con un clic.
- Inserimento delle richieste di rimborso chilometrico: grazie alla funzionalità integrata in app, i dipendenti possono inserire le richieste di rimborso chilometrico indicando la distanza percorsa. Il sistema calcola automaticamente l’importo del rimborso in base alle tariffe chilometriche stabilite.
- Configurazione delle policy di spesa: SnapXpense permette di configurare in modo dettagliato le policy aziendali, incluse tariffe chilometriche, categorie di spesa, carte aziendali, clienti e centri di costo. In questo modo, una volta acquisite le note spese inviate dai dipendenti, SnapXpense identificherà in automatico quelle fuori policy facilitando l’attività amministrativa.
- Approvazione in tempo reale e monitoraggio: le note spese possono essere inviate e monitorate in tempo reale attraverso l’app mobile. Il portale web consente all’azienda di controllare e approvare rapidamente le spese, identificando facilmente quelle non conformi alle policy aziendali grazie ad alert automatici e report.
- Statistiche e insights per una maggiore visibilità dei costi del personale: grazie a statistiche sempre aggiornate sulle spese presentate, l’azienda ottiene facilmente una visione puntuale dell’andamento della spesa del personale in mobilità.
- Integrazione via API per l’import dei dati a gestionale: SnapXpense è integrabile con ogni software aziendale, per importare automaticamente i dati relativi alle note spese e automatizzare le operazioni di contabilizzazione.
- Conservazione a norma: tutte le note spese e i giustificativi sono conservati digitalmente a norma di legge per 10 anni, eliminando la necessità di archiviare e mantenere la documentazione cartacea e garantendo piena conformità normativa.
Dal miglioramento dei processi alla soddisfazione dei dipendenti: perché scegliere SnapXpense
Indubbiamente la digitalizzazione delle note spese con SnapXpense ha portato significativi vantaggi a Komet Italia S.r.l. tra cui:
- Maggiore efficienza operativa: riduzione dei tempi di gestione delle note spese grazie all’automazione dei processi.
- Trasparenza e controllo: maggiore visibilità e controllo sulle spese aziendali, con capacità di approvazione rapida e precisa.
- Soddisfazione dei dipendenti: i dipendenti apprezzano la facilità d’uso dell’app mobile per la gestione delle spese, migliorando la loro esperienza lavorativa.
“Ora il processo è più rapido, fluido, sicuro e standardizzato. Anche i dipendenti sono soddisfatti e tranquilli perché possono creare subito la nota spese con una foto e inviarla agilmente”.
Riccardo Maccione, Chief Accountant di Komet Italia S.r.l
Con l’adozione di SnapXpense Komet Italia, oltre ad aver ottimizzato su più fronti il processo di gestione note spese, conferma quindi ancora una volta il suo impegno verso l’innovazione e l’eccellenza operativa.
Perché altre aziende dovrebbero considerare una soluzione digitale come SnapXpense?
“Consiglio senza dubbio un servizio digitale come SnapXpense perché permette una standardizzazione dei processi e agevola sia i dipendenti nella redazione delle note spese, sia l’azienda nella verifica e contabilizzazione dei giustificativi. Vediamo circolare molta meno carta e le procedure sono ora più fluide e controllate, senza errori o rallentamenti.”
Riccardo Maccione, Chief Accountant di Komet Italia S.r.l
