L’obbligo di conservazione delle bolle doganali riguarda tutte le aziende che importano o esportano merci extra-UE. Da dicembre 2024, la bolla doganale elettronica è diventata il formato unico per le operazioni di export e transito. Per le operazioni di importazione, il formato elettronico digitale è invece già operativo da giugno 2022: sia per i documenti di import che per quelli di export è necessaria quindi la conservazione digitale a norma.
Perciò, non basta che i documenti siano disponibili nel Cassetto Doganale dell’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli: è necessario conservarli a norma di legge, garantendo autenticità, integrità e leggibilità nel tempo.
Conservazione documenti doganali: lo scenario normativo aggiornato
In base alla normativa fiscale italiana, i documenti doganali devono essere conservati per 10 anni (art. 39 DPR 633/72 e art. 2220 c.c.), come avviene per le fatture elettroniche e i registri IVA.
Le bolle doganali elettroniche obbligatorie devono quindi essere archiviate secondo l’Art. 43 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e le Linee Guida AgID, che stabiliscono regole precise per la conservazione digitale a norma e la corretta indicizzazione dei metadati.
Questo sistema garantisce il valore legale nel tempo e assicura la compliance completa in caso di controlli fiscali o doganali.
Vantaggi della conservazione digitale a norma
La conservazione digitale a norma non è solo un obbligo, ma anche un’importante opportunità per le imprese.
Ecco i principali vantaggi:
- Accesso immediato ai documenti, sempre reperibili e opponibili a terzi.
- Riduzione dei rischi di smarrimento o danneggiamento.
- Semplificazione dei flussi documentali, grazie all’automazione dei processi.
- Conformità alle Linee guida AgID, che assicurano la validità giuridica dei file digitali.
La digitalizzazione delle pratiche doganali consente inoltre una gestione più efficiente e trasparente, con benefici concreti in termini di tempo, sicurezza e compliance normativa.
Obblighi fiscali e casi particolari
Le bolle doganali elettroniche sono indispensabili per esercitare il diritto alla detrazione IVA all’importazione (art. 19 DPR 633/72).
Anche nei casi particolari — come quelli relativi ai documenti di origine preferenziale — l’obbligo di conservazione resta in vigore.
Ogni dichiarazione doganale è identificata da un numero MRN (Movement Reference Number), elemento essenziale per la tracciabilità delle operazioni e parte integrante della documentazione da archiviare.
Download e conservazione bolle doganali: il servizio DocuMI
DocuMI, in qualità di conservatore accreditato AgID, garantisce la conservazione digitale a norma delle bollette doganali per 10 anni, preservando:
- Autenticità
- Integrità
- Leggibilità
- Certezza legale
- Reperibilità nel tempo
Inoltre, DocuMI offre un servizio completo e perfettamente integrato con il portale dell’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli, che consente di automatizzare e digitalizzare l’intero processo di gestione delle bolle doganali elettroniche:
- Recupero automatico degli MRN.
- Download automatizzato di tutti i documenti doganali: prospetto contabile, di sintesi e di svincolo per l’import, il DAE, DAT e Visto Uscita per l’export
- Visualizzazione dei documenti scaricati sul portale YouDOX oppure ricezione tramite un altro canale concordato.
- Ricezione di report completi di tutti i dati contenuti nel DAE e nel Visto Uscita in formato xls, csv o xml.
- Ricezione di alert automatici via email per avvisare della presenza di nuovi Visti Uscita oppure del superamento dei 90 gg per la messa a disposizione del Visto Uscita a partire dallo svincolo.
- Possibilità di riconciliare la documentazione scaricata con le fatture elettroniche emesse e ricevute.
- Conservare tutti i documenti a norma di legge per 10 anni su sistema certificato.
FAQ – Domande frequenti sull’obbligo di conservazione delle bolle doganali
1. Quanto dura l’obbligo di conservazione delle bolle doganali?
L’obbligo è di 10 anni dalla data dell’operazione, come previsto dal DPR 633/72 e dal Codice Civile.
2. È sufficiente conservare le bolle nel Cassetto Doganale?
No. I documenti devono essere conservati digitalmente a norma, secondo le regole AgID.
3. Quali documenti doganali devono essere archiviati?
Tutti: bolle di importazione ed esportazione, DAE, DAT, Visti Uscita e documenti accessori.
4. Cos’è il numero MRN e perché è importante?
È il codice identificativo univoco di ogni dichiarazione doganale. Serve per garantire tracciabilità e autenticità.
5. Chi può offrire un servizio di conservazione digitale conforme?
Il servizio di conservazione può essere offerto da provider certificati come DocuMI, in grado di offrire processi sicuri ed efficienti e garantire la piena validità legale dei documenti.
6. La conservazione digitale sostituisce l’archivio cartaceo?
Sì, a condizione che il sistema sia conforme al CAD e alle Linee Guida AgID.
Rispettare l’obbligo di conservazione delle bolle doganali è fondamentale per ogni azienda che opera con l’estero.
Affidarsi a un partner come DocuMI significa non solo garantire la conformità normativa, ma anche automatizzare i processi, ridurre errori e ottimizzare la gestione documentale.
Vuoi assicurare la piena conformità al tuo obbligo di conservazione delle bolle doganali?
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