Il Belgio si prepara a un’importante trasformazione nel settore fiscale, con l’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria nel 2026.
Questa decisione, che entrerà in vigore il 1° gennaio 2026, non è solo un adempimento normativo, ma un passo strategico che trasformerà radicalmente i processi operativi e la gestione fiscale per tutte le aziende che operano nel Paese. L’adozione di un sistema di fatturazione standardizzato e centralizzato mira a incrementare la trasparenza, semplificare gli scambi commerciali e contrastare l’evasione fiscale.
Contesto normativo: il percorso del Belgio tra le normative UE
La scelta del Belgio di adottare la fatturazione elettronica B2B si inserisce in un quadro europeo di più ampio respiro. La Direttiva 2014/55/EU ha già introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica per le transazioni con le Pubbliche Amministrazioni (B2G). Ora, con la Legge di Bilancio 2024, il governo belga estende formalmente l’obbligo anche al settore B2B, colmando il divario tra il settore pubblico e quello privato.
L’e-invoicing in Belgio: una decisione in linea con la riforma ViDA UE
La legislazione sull’e-invoicing del Belgio si allinea perfettamente con gli obiettivi del pacchetto ViDA UE (VAT in the Digital Age), una riforma entrata in vigore dal 14 Aprile 2025, che mira a modernizzare e armonizzare le normative IVA a livello europeo. Secondo tale riforma, gli Stati membri dell’UE possono liberamente introdurre la fatturazione elettronica senza necessità di deroghe. L’implementazione della fatturazione elettronica B2B Belgio entro il 2026 si integra in questo percorso e segue la scia della pioniera Germania, che da Gennaio 2025 ha dato il via all’obbligo di e-invoicing. Allo stesso modo, anche gli altri Paesi dell’Unione Europea stanno recependo la normativa introducendo l’obbligo di fatturazione elettronica secondo tempi e modalità differenti.
Quali sono i canali e le piattaforme da utilizzare per l’e-invoicing in Belgio?
Il modello belga per la trasmissione delle fatture si basa sulla rete Peppol e sulla piattaforma Mercurius. La piattaforma Hermes sarà invece utilizzata temporaneamente per agevolare le aziende nella transizione alla fatturazione elettronica.
- Rete Peppol (Pan-European Public Procurement Online), un canale standard già ampiamente utilizzato in Europa. Per inviare e ricevere le fatture sulla rete Peppol, le aziende devono necessariamente avvalersi di un Access Point certificato. Questo provider di servizi agisce da intermediario, garantendo che i documenti rispettino gli standard richiesti e raggiungano il destinatario corretto.
- Mercurius: questa è la piattaforma storica, creata per gestire le fatture elettroniche tra le imprese e la Pubblica Amministrazione (B2G). È il canale ufficiale per tutte le comunicazioni fiscali che coinvolgono enti governativi.
- Hermes: la piattaforma è concepita come soluzione temporanea per le transazioni B2B qualora il destinatario non fosse ancora conosciuto sulla rete PEPPOL, in modo che il mittente non sia tecnicamente nell’impossibilità di inviare la fattura elettronica strutturata.
Previo accordo tra le parti, potranno essere utilizzati altri metodi, purché conformi agli standard EN-16931 o CEN/TS 16931. Le imprese potranno scegliere tra una lista ufficiale di fornitori di piattaforme software certificate, resa pubblica dall’amministrazione belga, per garantire la conformità alle nuove normative.
La possibilità di scegliere tra una soluzione diretta o un fornitore di servizi offre alle aziende la flessibilità necessaria per integrare il nuovo obbligo nel modo più efficiente possibile.
Entro quando adeguarsi alla fatturazione elettronica obbligatoria in Belgio?
L’entrata in vigore del nuovo obbligo è stata fissata al 1° gennaio 2026.
A differenza di altri Paesi che hanno optato per un’implementazione graduale, il Belgio ha scelto un approccio uniforme, applicando la normativa a tutte le imprese registrate ai fini IVA. Questo richiede una pianificazione tempestiva da parte delle aziende, che dovranno adeguare i propri sistemi amministrativi per non farsi trovare impreparate.
Standard e formati per l’e-invoicing in Belgio: EN 16931 e PEPPOL BIS 3.0
Il formato obbligatorio per la fatturazione elettronica B2B obbligatoria in Belgio è il Peppol BIS Billing 3.0 CIUS, conforme agli standard europei EN 16931, al fine di garantire la piena interoperabilità tra i sistemi e la sicurezza dei dati trasmessi
L’obbligo di conservazione digitale impone inoltre che le fatture vengano archiviate in formato elettronico per un periodo minimo di 7 anni, secondo le normative europee, garantendone l’integrità e la validità legale in caso di controlli.
Sanzioni fatturazione elettronica Belgio 2026: quali sono i rischi di un mancato adempimento?
Per garantire l’effettiva adozione della fatturazione elettronica B2B, il Belgio ha introdotto un sistema di sanzioni per il mancato rispetto dei requisiti tecnici perla non corretta emissione, ricezione e conservazione delle fatture elettroniche:
- €1.500 per la prima violazione;
- €3.000 per la seconda;
- €5.000 per le successive.
FAQ
- Quali sono i soggetti obbligati alla fatturazione elettronica Belgio dal 2026?
Tutte le imprese belghe registrate ai fini IVA, indipendentemente dal fatturato, devono emettere e ricevere fatture elettroniche strutturate per le transazioni B2B. - Le fatture B2C o a clienti esteri rientrano nell’obbligo?
No, la fatturazione elettronica obbligatoria in Belgio si applica esclusivamente alle operazioni B2B (Business-to-Business) a livello locale. Le fatture emesse verso consumatori finali (B2C) o verso clienti esteri non rientrano in questo obbligo. - Quali sono i formati accettati per l’e-invoicing in Belgio?
Il formato obbligatorio per la fatturazione elettronica in Belgio Peppol BIS Billing 3.0 CIUS, conforme agli standard europei EN-16931.
- A cosa servono le piattaforme Mercurius ed Hermes?
Mercurius è la piattaforma utilizzata per la fatturazione elettronica verso le Pubbliche Amministrazioni (B2G), mentre Hermes è il sistema temporaneamente designato dal governo belga per le transazioni Business-to-Business (B2B) tra imprese private, qualora il destinatario non fosse ancora conosciuto sulla rete PEPPOL.
- Quale ruolo ha la rete Peppol nell’e-invoicing in Belgio?
Il Peppol Network è una rete internazionale che facilita lo scambio sicuro e standardizzato di documenti commerciali elettronici, incluse le fatture. In Belgio, il Peppol network è il canale di trasmissione obbligatorio per le fatture elettroniche B2B, in modo da garantire la corretta e sicura consegna dei documenti tra le aziende.
- Cos’è un Access Point e perché è obbligatorio utilizzarlo?
Un Access Point è un fornitore di servizi certificato che si connette alla rete PEPPOL. È obbligatorio farvi riferimento perché agisce da intermediario, garantendo che le fatture vengano scambiate in modo sicuro e conforme agli standard richiesti, consentendo così l’invio e la ricezione dei documenti fiscali.
- Per quanto tempo devo conservare le fatture elettroniche?
Le fatture elettroniche devono essere conservate in formato digitale per un periodo minimo di 7 anni.
Checklist e-invoicing Belgio: la tua azienda è pronta?
Per prepararsi al meglio alla fatturazione elettronica obbligatoria in Belgio entro il 2026, è fondamentale seguire un piano d’azione quanto più completo ed efficiente. Ecco i passaggi chiave per un’azienda:
- Identifica il tuo business: la tua azienda è registrata ai fini IVA in Belgio? Ricorda che l’obbligo riguarda anche le aziende estere che operano sul territorio belga.
- Valuta i tuoi flussi: quante fatture B2B transfrontaliere emetti e ricevi? Comprendere i volumi aiuta a scegliere la soluzione giusta.
- Approfondisci la normativa: ricorda che la fatturazione elettronica obbligatoria in Belgio entrerà in vigore dal 1° Gennaio 2026 e richiede precise accortezze per evitare sanzioni.
- Conosci i formati e i canali: sai quali sono gli standard obbligatori? Il formato PEPPOL BIS Billing 3.0 CIUS e la rete Peppol sono al centro del nuovo sistema.
- Prepara la conservazione: come gestisci l’archiviazione a lungo termine dei documenti fiscali? L’obbligo belga richiede la conservazione digitale a norma per almeno 7 anni.
- Analizza i provider: cerca un Peppol Access Point certificato, come DocuMI, in grado di gestire i formati e i canali richiesti in Belgio.
- Verifica l’integrazione: assicurati che il servizio scelto sia integrabile con il tuo sistema gestionale (ERP) per automatizzare i processi e minimizzare l’intervento manuale.
- Ottimizza i processi: la tua azienda è pronta a ridefinire e digitalizzare i processi di fatturazione? Con DocuMI, potrai gestire l’intero ciclo di vita della fattura in un’unica piattaforma, trasformando un adempimento normativo in un’occasione per migliorare l’efficienza.
DocuMI: il tuo unico Partner per la fatturazione elettronica in Europa
Con l’entrata in vigore della fatturazione elettronica obbligatoria Belgio 2026, dotarsi di un partner affidabile è fondamentale.
DocuMI, forte del suo ruolo di Peppol Access Point e di digital provider specializzato, è da anni un unico punto di riferimento per aziende e PA europee, offrendo un valido supporto nella digitalizzazione dei processi di fatturazione elettronica .
Il servizio è completamente integrabile con i principali sistemi gestionali (ERP), per l’importazione automatica dei dati. Il servizio è inoltre scalabile, adattandosi perfettamente alle esigenze di crescita della tua impresa.
Grazie al servizio di fatturazione elettronica europea DocuMI , potrai inviare/ricevere fatture elettroniche verso/da tutta Europa a partire da qualsiasi formato e attraverso qualsiasi canale di trasmissione richiesto dal Paese di riferimento, incluso Peppol Network;
Potrai inoltre ricercare, consultare e gestire in maniera semplice e sicura le fatture inviate e ricevute, direttamente da un unico portale online.
Le fatture scambiate saranno conservate in ambiente digitale a norma di legge in conformità alle previsioni contenute nel Regolamento eIDAS e per un periodo di tempo conforme alle specifiche di ciascun Paese.
Fatturazione elettronica B2B in Belgio dal 2026: da obbligo a opportunità di business
La digitalizzazione dei processi di fatturazione diviene essenziale per le aziende che si trovano a gestire i flussi transfrontalieri, per semplificare i processi e allinearsi ai nuovi obblighi normativi, evitando al contempo rischi legali e sanzioni per la mancata conformità.
Prepararsi per tempo al rispetto dell’obbligo di fatturazione elettronica B2B in Belgio significa non solo rispettare la legge, ma anche ottenere vantaggi competitivi significativi e ridurre gli errori legati ai processi manuali. Non farti trovare impreparato!
